версия 1

Система коллективной работы с документами на платформе nanoTDMS.

Корадо - это автоматизированное средство информационной поддержки создания, коллективной разработки, хранения и повторного использования документов.

Корадо - это первое приложение, реализованное на платформе nanoTDMS.

Корадо обеспечивает

• Централизованный учет и хранение документов и связанной с ними информации в произвольной иерархии разделов.
• Коллективную разработку документов.
• Создание комментариев к документам в текстовом и графическом видах.
• Атрибутивный, контекстный, классификационный поиск документов.
• Оперативный обмен документами и оповещениями о ходе разработки.

Корадо может использоваться как инструмент коллективной разработки документов и организации архива предприятия в различных предметных областях. Система обеспечивает оперативное управление и долгосрочное хранение нормативно-правовой, проектно-сметной, конструкторской, административно-распорядительной, договорной и иной документации и информации.

Интерфейс

Платформа nanoTDMS, на которой построена система Корадо, обладает простым и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, что позволяет быстро начать работу с системой пользователю любого уровня подготовки.

Главное окно системы Корадо разделено на несколько панелей. В левой части главного окна расположена Панель дерева объектов, которая содержит разделы «Рабочий стол», «Объекты», «Классификаторы», «Почта» и «Пользователи». Справа вверху находится Панель состава, на которой линейным списком отображаются объекты, системные элементы, почтовые сообщения, а также результаты поисковых запросов. Правую нижнюю часть занимает многоцелевая Панель свойств, используемая для контекстной помощи, просмотра свойств объектов и быстрого просмотра файлов. Для удобства перемещения по разделам дерева объектов пользователь может включить Панель быстрой навигации.

Централизованный учет и хранение документов

Наиболее распространенным способом хранения информации является иерархическая структура. Самый распространенный пример такой структуры - папки файловой системы. Корадо использует схожий способ структурирования информации и предоставляет возможность создавать произвольную иерархию разделов.

Так же как в папки файловой системы входят другие папки и файлы, в состав разделов Корадо могут входить другие разделы и документы. Документ является более объемным понятием, чем файл. Он может содержать произвольное количество файлов произвольного формата, а также обладает таким свойством, как статус (состояние), хранит историю разработки, ссылки на связанные документы и др.

Важнейшим отличием Корадо от обычной файловой системы является способ размещения информации. Корадо хранит свои данные в базе данных. Централизованное хранение информации в единой БД позволяет обеспечить целостность данных, упростить резервное копирование, существенно ускорить поиск информации и обеспечить регламентированный многопользовательский доступ при одновременной работе с документами.

Современные системы управления базами данных обеспечивают надежную круглосуточную бесперебойную работу без необходимости вмешательства администратора и располагают встроенными средствами резервного копирования и мониторинга данных. Кроме повышения надежности хранения информации, размещение документов в БД повышает уровень безопасности и обеспечивает функции контроля над использованием информации.

Система Корадо обладает развитыми функциями защиты информации от несанкционированного доступа. Это гарантирует невозможность получения данных в обход системы - доступ к ним строго регламентирован и предоставляется только авторизованным пользователям. Любое обращение к документу с целью изменения или просмотра регистрируется системой, что дает возможность однозначно определить, кто, когда и с какого компьютера выполнял ту или иную операцию.

Коллективная разработка документов

Система Корадо предназначена для коллективной работы, имеет развитые функции адаптации рабочего места пользователя и управления правами доступа в целях разделения полномочий, уровней ответственности, а также для защиты информации от несанкционированного доступа.

Пользователи Корадо обладают регламентированными возможностями работы с информацией, определяемыми базовым набором функций и сервисов, которые предоставляются платформой, различными настройками системы и правами доступа.

Каждый пользователь системы может осуществлять навигацию по разделам дерева объектов и другим панелям системы, принимать и отправлять почту, производить поиск информации, а также выполнять настройку интерфейса, личных данных и средств просмотра файлов.

Каждый этап разработки документа имеет свое название. Для обеспечения цикла разработки и утверждения документа в системе Корадо предусмотрено четыре статуса документа: «В разработке», «Разработан», «Утвержден», «Аннулирован». В зависимости от того, на каком этапе разработки находится документ, на него могут накладываться различные ограничения по правам доступа, а также применяться различные команды маршрутизации. Например, разработанный документ нельзя продолжать редактировать, а возможными переходами будут команды «Вернуть в разработку» или «Утвердить».

Права доступа могут быть назначены на каждый документ системы. Для пользователей, работающих с документами, предусмотрено три основных вида доступа:

• Разработчик - пользователь имеет право редактировать документ.
• Утверждающий - пользователь осуществляет назначение разработчиков и утверждает разработанный документ.
• Просмотр - пользователь видит документ в системе и может просматривать информацию, которая в нем содержится.

Работа над документом начинается с того, что руководитель разрабатывает корневую структуру хранения документов (например, создает новый раздел, который будет содержать разрабатываемый комплект документов). Далее руководитель может назначить ответственного за ведение раздела, который получит право создавать в нем документы, либо самостоятельно создавать документы и назначать на них разработчиков.

Получив доступ, разработчик редактирует документ. Завершив разработку документа, он переводит его в статус «Разработан». При этом руководитель, утверждающий данный документ, получает по внутренней почте оповещение и документ для утверждения. Документ может быть утвержден руководителем или отклонен с указанием причины.

Утвержденные документы, утратившие актуальность, могут быть переведены руководителем в статус «Аннулирован» с указанием причины аннулирования документа.

Создание комментариев к документам

Процесс коллективной разработки документа тесно связан его рецензированием. Для упрощения процесса рецензирования в системе Корадо предусмотрена возможность создания комментариев к документу.

Комментирование обеспечивает функции добавления примечаний и правки документа, чертежа или иного информационного объекта при отсутствии прав на его редактирование. В Корадо комментарии являются такими же полноправными информационными объектами, как и документы, они имеют свой жизненный цикл и правила поведения:

• исходный (комментируемый) документ остается неприкосновенным, с созданием комментария права доступа к нему не изменяются. Эта особенность является главной в подходе к комментированию в системе Корадо;
• для одного исходного документа может быть создано сколь угодно много комментариев. Разработчик может отослать документ на проверку сразу нескольким специалистам - они создадут разные комментарии и будут вносить правки независимо друг от друга;
• комментарий обладает собственным набором прав доступа: всеми правами на него обладает только разработчик комментария;
• комментарии можно создавать для любых типов файлов, используя любой удобный редактор для осуществления функции «красного карандаша».

Поиск документов

Корадо поддерживает несколько средств поиска, которые различаются по виду искомой информации и способу ее нахождения. В системе существуют средства поиска по сообщениям встроенной почты, пользователям системы, журналу событий. Но основным поиском в Корадо является поиск документов, который может быть осуществлен следующими способами:

• поиск по атрибутам документа и связанной информации осуществляется средствами специального Мастера; критерии поиска вводятся в те же формы, что и при заполнении свойств документа, - это позволяет даже неподготовленному человеку успешно производить поиск;
• произвольный поиск позволяет найти документы по атрибутам, пользователям, датам, статусам, содержанию файлов и другим параметрам. Важное отличие редактора запросов nanoTDMS Корадо от аналогичных средств СУБД заключается в том, что для составления запроса используются привычные термины и понятия системы, а не специальный язык запросов или мудреные имена полей таблиц базы данных;
• фильтры позволяют быстро сузить объем найденной информации;
• выборки представляют собой полученные в табличном редакторе сохраненные запросы, которые обеспечивают динамическое накапливание документов, удовлетворяющих условиям поиска. Уникальная особенность выборок nanoTDMS заключается в возможности помещать их непосредственно в дерево объектов, что позволяет пользователям самостоятельно размещать в своих разделах сохраненные запросы, созданные администратором системы. Выборки могут производить поиск по всей базе данных или только в составе того раздела, куда они вставлены; они могут быть вложенными, а также имеют параметры, которые задаются по умолчанию или изменяются пользователем;
• полнотекстовый поиск средствами СУБД SQL Server и Oracle позволяет находить файлы документов по тексту, который в них содержится; SQL Server и Oracle поддерживают значительный список форматов файлов (офисные форматы Microsoft, HTML, XML, ASCII и др.).

Оперативный обмен документами и оповещениями

Защищенная электронная почта платформы nanoTDMS предназначена для надежной и безопасной рассылки сообщений в рамках информационного обеспечения производственного процесса. Сообщения могут создаваться как пользователями, так и самой системой, иметь различные уровни важности и переносить ссылки на документы системы.